Politique de confidentialité

DATA PROTECTION NOTICE – SERVICE DE MEDIATION POUR LES VOYAGEURS FERROVIAIRES
 
1.      INTRODUCTION

Le Service de Médiation pour les Voyageurs ferroviaires situé Boulevard Roi Albert II boîte 5, 1000 Bruxelles, accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données des personnes qui introduisent une plainte auprès de notre service, contre les pertes, violations, erreurs, accès ou traitements non autorisés.
Cette note a pour but de vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.
Nous vous demandons de la lire attentivement : elle contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.
 
2.      CHAMP D'APPLICATION

Cette note d'information sur la protection des données concerne tous les services que nous fournissons et plus généralement toutes les activités que nous exerçons.

3.      RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS

Le Service de Médiation pour les Voyageurs ferroviaires, Boulevard Roi Albert II boîte 5, 1000 Bruxelles, est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel.
Pour la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en la matière, ainsi que le règlement général de la protection des données (RGPD) à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
Vous pouvez toujours contacter notre Data Protection Officer (DPO), via l'adresse mail dpo@ombudsrail.be.
 
4.      DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Pour pouvoir exercer notre mission de médiation, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes : vos données d'identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, GSM). En plus, vous nous communiquerez toutes les informations relatives à votre plainte.
Nous nous permettons de vous signaler que vous êtes responsable pour toutes les données que vous nous fournissez et nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.
Vous n'êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu'il sera impossible d'offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de ces données.
 
5.      LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET LA BASE JURIDIQUE

Dans le cadre de nos activités, nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées des personnes qui prennent contact avec notre service.
Ces données sont nécessaires pour l'accomplissement de notre tâche d'intérêt public, définie par la loi du 28 avril 2010 portant des dispositions diverses (M.B. 10 mai 2010). L'article 11, §2 de cette loi éclaircit nos compétences:
1° examiner toutes les plaintes des voyageurs et usagers ayant trait aux services prestés par les entreprises ferroviaires ou les gestionnaires ferroviaires;
2° intervenir pour promouvoir un compromis satisfaisant des litiges entre, d'une part, les entreprises ferroviaires ou les gestionnaires ferroviaires et, d'autre part, leurs voyageurs ou usagers;
3° adresser une recommandation aux entreprises ferroviaires ou aux gestionnaires ferroviaires au cas où un compromis satisfaisant ne pourrait pas être trouvé;
4° informer de leurs droits et intérêts les voyageurs ou usagers qui s'adressent à lui par écrit ou oralement;
5° émettre, à la demande du ministre qui a les transports dans ses attributions, des avis dans le cadre de ses missions.
En plus, l'article 16 de cette même loi nous oblige à établir un rapport annuel de nos activités. Ce rapport traite des différentes plaintes ou types de plaintes et la suite qui y a été donnée, sans toutefois communiquer directement ou indirectement l'identité du plaignant. Ce rapport est mis à la disposition du public.
Nous traiterons vos données à caractère personnel uniquement dans le cadre de ces finalités.

6.      DURÉE DU TRAITEMENT

Nous conservons et traitons les données à caractère personnel durant la période nécessaire en fonction des finalités du traitement.
Elles seront, dans tous les cas, effacées de nos systèmes après un délai de 3 ans après l'ouverture de votre dossier.  Si, après ce délai, votre dossier est encore en traitement ou n'a pas encore été repris dans notre rapport annuel, la suppression des données aura lieu immédiatement après la réalisation de ces 2 finalités.
 
7.      DROITS
Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants:
- Droit d'accès: vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
- Droit de rectification: vous avez le droit d'obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
- Droit à l'oubli ou à la limitation des données: vous avez le droit de nous demander d'effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. Nous pouvons refuser l'effacement ou la limitation des données qui nous sont nécessaires pour l'exécution de nos obligations légales, et cela tant que ces données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la portabilité des données: vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit d'opposition: vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement des données qui nous sont nécessaires pour l'exécution d'une obligation légale, et ce tant que ces données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retrait du consentement: Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d'une autre base juridique.
- Décisions automatiques et profilage: nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits précités en vous adressant au collège des Médiateurs: college@ombudsrail.be – 0800/25 095.
Nous mettons tout en oeuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n'ont pas été respectés et que vos inquiétudes ne sont pas entendues au sein de notre service, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de:
 
Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
Courriel : commission@privacycommission.be 
ous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement de vos données à caractère personnel.
 
8.      TRANSFERTS DES DONNÉES À DES TIERS
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Pendant notre mission de médiation, l'entreprise ferroviaire ou le gestionnaire ferroviaire a, comme vous, un droit d'accès légal à votre dossier. Pour obtenir une solution, les données du dossier sont échangées avec les deux partis.
Certaines données à caractère personnel que nous collectons peuvent, pour des raisons de sécurité, être traitées par des services externes, comme un fournisseur IT ou un service d'audit. On ne transmet aucune donnée à caractère personnel aux pays en dehors de l'Union Européenne.
Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu'aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
Nous ne transmettrons jamais vos données à caractère personnel à d'autres tiers sans votre accord préalable.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de prospection directe ou de prestataires de services similaires.
 
9.      MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notification à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas le Service de Médiation pour les Voyageurs ferroviaires  ne pourra être tenu responsable pour d'éventuels dommages directs ou indirects provoqués par une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.
 
10.   AVEZ-VOUS DES QUESTIONS?
S'il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu cette note informative, vous pouvez contacter le Service de Médiation au 0800/25 095, ou par courrier: Boulevard Roi Albert II 8 boîte 5, 1000 Bruxelles, ou par courriel: college@ombudsrail.be.