Datenschutz
DATENSCHUTZHINWEIS - OMBUDSDIENST FÜR BAHNREISENDE

1.      EINLEITUNG
Der Ombudsdienst für Bahnreisende, unter der Adresse Boulevard du Roi Albert II 8, Briefkasten 5, B-1000 Brüssel, legt viel Wert auf eine sichere, transparente und vertrauliche Sammlung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir möchten insbesondere die Daten von Personen, die bei unserem Dienst eine Beschwerde einreichen, gegen unter anderem Verlust, Datenpannen, Fehler, unerlaubten Zugriff oder unrechtmäßige Verarbeitung schützen.
Mithilfe dieses Datenschutzhinweises möchten wir Sie über die Sammlung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
Wir bitten Sie darum, diesen Datenschutzhinweis aufmerksam durchzulesen, da dieser wesentliche Informationen darüber enthält, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und verwendet werden.

2.      ANWENDUNGSBEREICH
Dieser Datenschutzhinweis bezieht sich auf alle Dienste, die von uns angeboten werden und im Allgemeinen auf alle Tätigkeiten, die wir durchführen.

3.      VERANTWORTLICHER UND SEINE VERPFLICHTUNGEN
Der Ombudsdienst für Bahnreisende, Boulevard du Roi Albert II 8, Briefkasten 5, B-1000 Brüssel ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten.
Bei der Sammlung und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten respektieren wir die belgische Gesetzgebung bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten sowie die Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), seit deren Inkrafttreten am 25. Mai 2018.
Sie können stets unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB, engl. DPO) kontaktieren unter: dpo@ombudsrail.be.

4.      PERSONENBEZOGENE DATEN
Um unseren Vermittlungsauftrag ausführen zu können, teilen Sie uns die folgenden personenbezogenen Daten mit: Ihre Identitäts- und Kontaktdaten (Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobiltelefonnummer). Zusätzlich teilen Sie uns alle Informationen bezüglich Ihrer Beschwerde mit.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie für die Richtigkeit aller uns gelieferten Angaben verantwortlich sind und wir auf deren Richtigkeit vertrauen. Falls Ihre Daten nicht mehr auf dem neuesten Stand sein sollten, möchten wir Sie darum bitten uns dies umgehend mitzuteilen.
Sie sind nicht dazu verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen, aber bestimmte Dienste können nur dann angeboten oder eine Zusammenarbeit nur dann ermöglicht werden, wenn Sie der Sammlung und der Verarbeitung hiervon zustimmen.

5.      VERARBEITUNGSZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGE
Im Rahmen unserer Dienstleistungen sammeln und verarbeiten wir die Identitäts- und Kontaktdaten von Personen, die unseren Dienst kontaktieren.
Diese Daten sind zur Erfüllung unserer Gemeinwohlaufgabe, die uns kraft des Gesetzes vom 28. April 2010 zur Festlegung verschiedener Bestimmungen (BS vom 10. Mai 2010) auferlegt wurde. Artikel 11 § 2 dieses Gesetzes legt unsere Befugnisse fest:
1. alle Beschwerden der Reisenden und Benutzer mit Bezug auf die von den Eisenbahnunternehmen oder -betreibern erbrachten Dienstleistungen zu untersuchen,
2. in Streitsachen zwischen den Eisenbahnunternehmen oder -betreibern einerseits und ihren Fahrgästen oder Benutzern anderseits zu vermitteln, um eine zufriedenstellende Einigung zu erzielen,
3. den Eisenbahnunternehmen oder -betreibern eine Empfehlung zuzuleiten, sollte keine zufriedenstellende Einigung erzielt werden können,
4. die Reisenden oder Benutzer, die sich schriftlich oder mündlich an ihn wenden, über ihre Rechte und Interessen zu informieren,
5. auf Antrag des für das Transportwesen zuständigen Ministers im Rahmen seiner Aufgaben Stellungnahmen abzugeben.“

Ferner verpflichtet Artikel 16 desselben Gesetzes uns zur Erstellung eines Jahresberichtes über unsere Tätigkeiten. Der Bericht befasst sich insbesondere mit den diversen Beschwerden oder Arten von Beschwerden und den infolge dieser Beschwerden unternommenen Schritten, ohne jedoch die Identität des Klägers direkt oder indirekt preiszugeben. Dieser Bericht wird der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten allein zu diesen Zwecken verarbeiten.

6.      DAUER DER VERARBEITUNG
Die personenbezogenen Daten werden durch uns aufbewahrt und verarbeitet innerhalb eines zu Verarbeitungszwecken erforderlichen Zeitraumes. 
Sie werden in jeden Fall nach einer Frist von höchstens 3 Jahren nach Eröffnung Ihrer Akte aus unseren Systemen gelöscht. Falls Ihre Akte nach Ablauf dieser Frist noch in Bearbeitung oder noch nicht in unserem Jahresbericht aufgenommen sein sollte, dann erfolgt die Vernichtung unverzüglich nach dem Erreichen dieser beiden Ziele.

7.      RECHTE
In Übereinstimmung mit und unter den Bedingungen der belgischen Datenschutzgesetze und den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung teilen wir Ihnen mit, dass Sie über die folgenden Rechte verfügen:
- Zugangs- und Auskunftsrecht: Sie haben das Recht kostenlos die Daten einzusehen, die wir über Sie führen und nachzuvollziehen, wofür diese verwendet werden.
- Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
- Recht auf Löschung oder Einschränkung: Sie haben das Recht von uns zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden oder deren Verarbeitung einzuschränken unter den in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Umständen und Voraussetzungen. Wir können die Löschung oder Einschränkung der personenbezogenen Daten, die zur Ausführung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich sind, jedoch ablehnen und dies solange diese Daten für die Zwecke, für die sie gesammelt wurden, unerlässlich sind.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
- Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten aus schwerwiegenden und legitimen Gründen Widerspruch einzulegen. Bitte beachten Sie hier auch, dass Sie sich einer Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Ausführung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich sind, nicht widersetzen können und dies solange diese Daten für die Zwecke, für die sie gesammelt wurden, unerlässlich sind.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Beruht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer vorhergehenden Einwilligung, haben Sie das Recht diese Einwilligung zu widerrufen. Diese personenbezogenen Daten werden in diesem Fall nur noch dann verarbeitet, wenn wir hierfür über einen anderen Rechtsgrund verfügen.
- Automatisierte Entscheidungen und Profiling: Wir bestätigen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten kein Profiling umfasst und dass Sie keiner vollständig automatisierten Entscheidungen unterworfen werden.

Sie können die oben genannten Rechte geltend machen, indem Sie sich an das Kollegium der Ombudsleute wenden: college@ombudsrail.be – 0800/25 095.
Wir setzen alles daran, um sorgfältig und legitim mit Ihren personenbezogenen Daten gemäß der anwendbaren Gesetzgebung umzugehen. Falls Sie dennoch der Meinung sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden und Ihre Bedenken innerhalb unseres Dienstes kein Gehör gefunden haben, dann haben Sie die Möglichkeit eine Beschwerde einzureichen beim:
Ausschuss für den Schutz des Privatlebens
Rue de la Presse 35, B-1000 Brüssel
Tel.: 02 274 48 00
Fax: 02 274 48 35
E-Mail: commission@privacycommission.be

Zusätzlich können Sie auch ein Gericht anrufen, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogen Daten Schaden erleiden.

8.      WEITERGABE AN DRITTE
Während unseres Vermittlungsauftrags verfügt das Eisenbahnunternehmen oder der Infrastrukturbetreiber, so wie Sie, über ein gesetzliches Einsichtsrecht in Ihre Akte. Um eine Lösung zu finden, werden die Daten Ihrer Akte ebenfalls mit den beiden Parteien ausgetauscht.

Bestimmte von uns gesammelte personenbezogene Daten können im Rahmen ihrer diesbezüglichen Sicherung möglicherweise von externen Instanzen verarbeitet werden, wie beispielsweise von einem IT-Lieferbetrieb oder Auditdienst. Es werden keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union versendet.
Die Arbeitnehmer, Manager und/oder Verantwortlichen der oben genannten Dienstleister oder Einrichtungen und die von ihnen angestellten spezialisierten Dienstleister müssen die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten respektieren und dürfen diese Daten nur für die Zwecke verwenden für die sie zur Verfügung gestellt wurden.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals an dritte Parteien weitergeben ohne Ihr vorhergehendes Einverständnis.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten auf keinen Fall verkaufen oder Direkt-Marketingbüros oder gleichartigen Dienstleistern zur Verfügung stellen.

9.      TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN
Wir treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß einem wirksamen Sicherheitsniveau zu verarbeiten und diese gegen Zerstörung, Verlust, Fälschung, Änderung, unerlaubten Zugriff oder ungewollte Mitteilung an Dritte sowie jede andere unerlaubte Verarbeitung dieser Daten zu schützen.
Der Ombudsdienst für Bahnreisende kann auf keinen Fall verantwortlich gemacht werden für irgendeinen direkten oder indirekten Schaden, der aus einer fehlerhaften oder unrechtmäßigen Verwendung durch Dritte Ihrer personenbezogenen Daten resultiert.

10.   WEITERE FRAGEN?
Falls Sie nach der Lektüre dieses Datenschutzhinweises weiter Fragen oder Anmerkungen in Bezug auf die Sammlung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie Kontakt aufnehmen mit dem Ombudsdienst entweder unter der Telefonnummer 0800/25 095 oder über den Postweg unter der Adresse Boulevard du Roi Albert II 8, Briefkasten 5, B-1000 Brüssel oder über die E-Mail-Adresse college@ombudsrail.be.